Ansvarsfördelning för Drift- och Underhållsfrågor

(2012-04-21) Nedan beskrivs ansvarsfördelningen mellan olika funktionärer i Humlebackens Samfällighetsförening när det gäller underhåll av samfällighetens anläggningar. Funktionärerna utses av årsmötet.

Rätten att beställa varor och tjänster delegeras av styrelsen till funktionärerna i varje enskilt fall där inget annat anges nedan. Hur beställning ska gå till framgår av en särskild rutin för beställning och attestordning, vilken delges funktionärerna i samband med delegeringen.

STYRELSEN

Styrelsen ansvarar för att:

  • besiktning av föreningens anläggningar sker regelbundet. Besiktning av anläggningarna ska normalt göras två gånger per år - under april (i god tid före städdagen) samt under september. Vid besiktningen deltar förutom styrelsen även skötselansvariga.

  • beslut om åtgärder enligt besiktning och planlagt underhåll blir delegerade och verkställda. Detta sker normalt genom arbetsfördelning inom styrelsen, genom skötselansvariga och medlemmarna eller genom inhyrning av tjänster utifrån.

  • det finns avtal med entreprenörer för bland annat snöröjning och sandning.

    (Anm: Utgångspunkten för styrelsens arbete med underhållsfrågor är föreningens drift- och underhållsplan samt skötselplanen för träd och trädpolicy. I övrigt regleras styrelsens ansvar och arbete av föreningens stadgar.)


    ANSVARIG FÖR DRIFT- OCH UNDERHÅLLSPLAN (DoU-plan)

    Ansvarig för DoU-planen ansvarar för att:

  • i styrelsen ta initiativ till och kalla till besiktning av samfällighetens anläggningar.

  • föra minnesanteckningar vid besiktningar, sammanställa lista över de åtgärder som ska vidtas per skötselområde (åtgärdslista), skriftligen informera medlemmarna om beslutade åtgärder av viss dignitet som kräver gemensamma insatser.

  • samordna beställning av material.

  • förvalta och uppdatera DoU-planen utifrån besiktningar, vidtagna åtgärder och eventuella omprioriteringar

  • vara kassören behjälplig när det gället budgetering för planlagt underhåll.

    (Anm: Föreningen har en skriftlig DoU-plan med ett rullande schema för planlagt underhåll. DoU-planen utgör grunden för besiktningar, åtgärder, uppföljning och budgetering.)


    KASSÖR

    Kassören ansvarar för att budgetera medel för planerade åtgärder enligt DoU-planen och skötselplanen för träd.


    SKÖTSELANSVARIG

    Skötselansvarig för respektive skötselområde ansvarar för att;

  • organisera arbetet med städdagar, gräsklippning etc inom skötselområdet.

  • organisera medlemmarna när det gäller arbete av gemensam art enligt åtgärdslista från styrelsen samt att informera DoU-ansvarig när åtgärderna är genomförda.

    (Anm: Föreningen utser årligen enligt ett rullande schema åtta skötselansvariga som ansvarar för var sitt skötselområde. Skötselansvarig har rätt att beställa varor/material som behövs för att genomföra de åtgärder som beslutats i samråd med styrelsen med stöd av drift- & underhållsplanen.)


    MATERIALFÖRVALTARE

    Materialförvaltaren ansvarar för att:

  • kontrollera att maskiner och annan gemensam utrustning är i säkert och brukbart skick.

  • gräsklipparen servas inför varje säsong.

  • bensin i dunk finns till gräsklipparen samt att regelbundet kontrollera oljenivån under säsongen

  • bevaka och meddela styrelsen när det är dags att byta ut maskiner och annan utrustning.

    (Anm: Materialförvaltaren har befogenheter att beställa service av maskiner och redskap samt drivmedel och andra förbrukningsvaror till samfällighetens maskiner. Om det uppstår behov av större insatser ska styrelsen kontaktas.)


    EL-ANSVARIG

    El-ansvarig ansvarar för att:

  • inspektera gatubelysningen i området och vid behov byta lampor samt att se till att andra elfel i gatubelysningen blir åtgärdade.

  • det finns reservlampor i förrådet.

    (Anm: El-ansvarig har befogenhet att beställa lampor till gatubelysningen samt mindre elarbeten. Om det uppstår behov av större insatser ska styrelsen kontaktas.)


    MEDLEMMAR

    Medlemmarna ansvarar för att:

  • följa de scheman för gräsklippning av gemensamma ytor etc som finns per skötselområde

  • delta vid de gemensamma städdagarna

  • delta i de övriga aktiviteter som skötselansvariga kallar till när det gäller skötsel och underhåll av samfällighetens anläggningar.

  • kontakta skötselansvarig eller någon i styrelsen om man upptäcker något i samfällighetens anläggningar som behöver åtgärdas (fel på garageportar etc). När det gäller gatubelysning kontaktas el-ansvarig.

  • kontakta ansvarig för sandning om man anser att det finns behov av sandning i området. Varje medlem ansvarar för att sanda inom egen tomtgräns liksom att sanda vid fläckvis halka inom området.